Wie besteht man ein Bewerbungsgespräch?

Ich lebe in Europa und habe mehrmals große Arbeitgeber gewechselt. In diesem Beitrag erzähle ich Ihnen, wie die Jobsuche hier abläuft, und beantworte die Frage, wie man ein Bewerbungsgespräch in Österreich erfolgreich besteht.

Was ist das Besondere an österreichischen Recruitern?

Worin unterscheiden sich österreichische Gespräche von denen in der alten Heimat? Die Antwort ist einfach: In zwanzig Firmen und Konzernen sind mir nur zwei erfahrene Recruiter über 40 begegnet. Das Problem ist typisch – die meisten Firmen entsprechen bestens dem österreichischen Niveau, das heißt, sie stellen junge Uni-Absolventinnen und -Absolventen zu niedrigen Gehältern ein. Wenn mich eine junge Frau von etwa 25 befragt, in deren LinkedIn-Profil steht, dass sie vor zwei Jahren die Uni abgeschlossen hat und drei Jahre Berufserfahrung mitbringt – was soll da ein „Stressinterview“ sein? Wem will sie Stress machen?

Vor diesem Hintergrund hat sich eine Agentur von Kopfjägern (Headhunters) hervorgetan, die ihre Kandidaten aktiv voranbringt. Ob sie hier namentlich genannt werden möchte, weiß ich nicht – für Details wenden Sie sich also an mich, an Dimitri Korenev. Was mich beeindruckt hat:

• Eine junge „Jägerin“ (von Headhunter) hatte mich im Blick, meldete sich einmal pro Woche und prüfte, was ich bei der Konkurrenz so treibe.
• Vor dem Gespräch fand die „Jägerin“ heraus, wer mich befragen würde, und gab mir Hinweise, wie ich mich verhalten sollte.
• Nach dem Gespräch rief sie sowohl mich als auch die Arbeitgeber an und sammelte Rückmeldungen über mich. Informelles Feedback hatte ich binnen zwei Tagen.
• Nach dem erfolgreichen dritten Gespräch, aber noch vor dem Angebot, stimmte sie das mögliche Gehalt mit mir ab – Minimum und Maximum.
• Nachdem das Angebot des Arbeitgebers da war, rief sie mich an und vergewisserte sich, dass ich nicht im letzten Moment von der Vertragsunterschrift abspringe.

Sie regelte die Dinge also ganz im Hollywood-Stil, wie im Film „Headhunter calling“

Solche „Jägerinnen“ in die Jobsuche einzubinden bringt Ihnen mindestens zwei Vorteile:

1. Mir scheint, schon ihre bloße Anwesenheit verschob die Entscheidung merklich zu meinen Gunsten. Zumindest über das Gefühl, ihr für ihre Mühe etwas „schuldig“ zu sein.
2. Von der „Jägerin“ bekommen Sie Rückmeldungen, die Sie direkt von der Personalabteilung NIE erhalten würden. Bei einer Absage (siehe unten) erfahren Sie den Grund im Normalfall nicht: zu wenig qualifiziert, zu teuer oder dem Chef schlicht nicht sympathisch.

Zugegeben, das ist sehr nützlich. Aber nicht bei jeder Agentur in Österreich. Viele arbeiten schlicht nachlässig.

Wann sucht man am besten eine Stelle?

Österreichische Konzerne leben, wie überall in Europa, im Jahreszyklus. Das schlägt sich in der Zahl offener Stellen nieder und, wichtiger noch, im tatsächlichen Personalbedarf.

• Jänner – Katerstimmung und Entspannung. Die Jahresziele wurden im Dezember abgehakt. Die Kunden feiern noch. Zum Anfangen ist es zu früh.
• Februar – langsames Erwachen aus dem Winter- und Weihnachtsschlaf, das bis in den März dauert. Erste Geschäfte, man bearbeitet die Kunden für neue Verträge, die in der zweiten Jahreshälfte geschlossen werden.
• Im April ist Berichtszeit, der Jahresabschluss wird veröffentlicht. Wichtiger noch: Alle warten darauf, dass die Buchhaltung endlich den Gewinn ausrechnet – die Grundlage für den BONUS!
• Vor dem Sommer lohnt es sich nicht, Personal aufzunehmen: Wer Mitte des Jahres anfängt, hat gesetzlich Anspruch auf den Bonus für dasselbe Jahr. Fängt jemand später an, sieht er den Bonus für dieses Jahr womöglich nicht.
• Dann kommen die ersten Sommermonate, und alle fahren auf Urlaub. Zur selben Zeit läuft die Budgetierung, man biegt Wachstumskurven in Excel zurecht und leitet daraus den Personalbedarf ab. Am Ende des Sommers steht das Budget für das nächste Jahr – und mit ihm der geplante Personalaufbau. Das ist der günstige Moment für die Jobsuche.
• Ab Juli steigt die Spannung am Arbeitsmarkt. Mitarbeiter werden gebraucht, zumal die eigene Abteilung unbedingt wachsen soll (dann lässt sich der Abteilungsleiter schwerer kündigen).
• Im August wird dann im Eiltempo eingestellt.

Fazit: Für Arbeitnehmer ist es günstiger, im Mai in einen Konzern zu kommen. Die Boni sind ausbezahlt, die Anspannung ist weg, für die Chefs beginnt das „neue Jahr“. Gleichzeitig kann man den Bonus für das ganze Jahr bekommen. Die Firma selbst braucht Leute ab September. Planen Sie entsprechend.

Wie lange dauert der Prozess?

Der ganze Prozess dauert im Schnitt zwei Monate ab dem Einreichen der Bewerbung. In der Regel schickt die Personalabteilung Ihren Lebenslauf direkt an Ihren künftigen Chef. Zuerst vergehen zwei Wochen, bis er Zeit findet, ihn zu lesen.

Nach etwa drei Wochen kommt das erste Gespräch (insgesamt sind zwei zu absolvieren). Beim ersten sind Ihr Chef und jemand aus der Personalabteilung dabei. Danach zwei Wochen Pause, vielleicht auch Urlaubszeit.

Beim zweiten Gespräch sitzen der BOSS (der Bereichsleiter), der Abteilungsleiter und derselbe Recruiter am Tisch. Also nur keine Eile.

Welche Philosophie steckt hinter dem Gespräch?

Die richtige innere Einstellung lautet: Man schaut sich mich an, und ich schaue mir das Gegenüber an. Die Firma sucht einen Mitarbeiter, ich suche und wähle eine Firma. Gut möglich, dass mich die Arbeit dort nicht interessiert. Gut möglich, dass ich dem Chef nicht gefalle.

Egal, wie viel wir üben: Mit mental eingeübter Gelassenheit, vorbereiteten Antworten und aufmerksamer Gesprächsführung lassen sich höchstens 80 Prozent steuern. Die restlichen 20 Prozent liegen in der Dimension der Chemie und hängen nicht von uns ab. Kommt also eine Absage, bedeutet das eines von drei Dingen:

1. Sie sind unterqualifiziert. Das sagt man Ihnen sofort.
2. Sie haben alles richtig gemacht, gut geantwortet und sich angepasst – sind aber überqualifiziert. Das sieht man am Lebenslauf und an Ihrem Selbstvertrauen. Diese Absage ist ein Geschenk: Sie wurden vor einer langweiligen Stelle bewahrt.
3. Sie haben alles richtig gemacht und passen fachlich. Aber die Denkweise des Chefs steuern Sie nicht. Vielleicht sind Sie zu ehrgeizig und der Chef ist ein unsicheres Wesen. Vielleicht passen Sie einfach nicht zu seinen Werten. Hier geht es um „Chemie“, Sie „riechen“ falsch. Genau das sind die 20 Prozent, die sich im Leben nicht steuern lassen.

Deshalb können Sie Bewerbungen getrost nach links und rechts verschicken, überall dorthin, wo etwas zu holen ist. Das entbindet Sie nicht davon, das Motivationsschreiben „richtig“ zu verfassen und den Standard-Lebenslauf an die Stellenausschreibung anzupassen.

Wie passt man den Lebenslauf an die Stelle an?

Ich weiß nicht, wie es bei Ihnen ist – bei mir lagen nach den ersten fünf Gesprächen folgende Vorlagen bereit:

1. Ein großer Lebenslauf mit Berufserfahrung, Ausbildung und allen möglichen Fähigkeiten, etwa zwei Seiten.
2. Ein Motivationsschreiben mit einem Haufen vorbereiteter Absätze, warum ich genau in diese Firma will.
3. Eine Projektliste, etwa vier Seiten.

Das einzige Dokument, das Sie für verschiedene Arbeitgeber nicht ändern, ist die Projektliste. Den Rest – Lebenslauf und Motivationsschreiben – müssen Sie aus Bausteinen zusammensetzen und „individuell“ machen.

Wie geht das Anpassen? Sie nehmen die Ausschreibung und kopieren sie in Word. Jeden Satz, jede Anforderung setzen Sie in eine eigene Zeile. Dann lesen Sie aufmerksam und markieren (fett, farbig) die Schlüsselwörter und Wendungen, die Sie anschließend schlicht in Ihren Lebenslauf übernehmen.

Der Lebenslauf

Das ist ein Blatt von EINER Seite. Nicht zwei, nicht drei und so weiter! Ziel: Chef und Personalerin sollen es in einer Hand halten und darin die Schlüsselwörter zu Aufgaben und Fachgebiet sehen können.

Dafür nehmen wir unsere große Vorlage und STREICHEN ALLES ÜBERFLÜSSIGE! Übrig bleibt eine Seite mit genau jenen Fähigkeiten aus der Stellenbeschreibung. Warum? Weil österreichische Firmen keine Genies suchen, die alles können. Sie suchen Rädchen im Getriebe, die vor allem eine eng umrissene Aufgabe erfüllen. Die Gefahr ist zu groß, dass jemand mit vielen Fähigkeiten als potenziell gefährlicher Eigenbrötler eingestuft wird – mit dem schönen Etikett „ÜBERQUALIFIZIERT“.

Um nicht zu klug zu wirken und die Stellenbeschreibung genau zu treffen, passen wir auch die Bezeichnungen der Fähigkeiten an die Ausschreibung an. Statt OLAP schreiben wir zum Beispiel Business Intelligence.

Das Motivationsschreiben

Das ist das zweite Blatt von EINER Seite. Ziel: den Filter der Personalabteilung zu überwinden. Es beantwortet, warum ich genau diese Firma und diese Arbeit will und warum ich zur Position passe. Personalagenturen messen dieser Schreiberei wenig Bedeutung bei – bestenfalls als Bindeglied zwischen Lebenslauf und Projektliste. Bei der direkten Bewerbung in Unternehmen ist die Motivation dagegen wichtig.

Geschrieben wird es noch lustiger. Wir nehmen die Ausschreibung und übernehmen daraus die Schlüsselwendungen. Steht dort etwa etwas von „Innovationskraft und Auffassungsgabe“, schreiben Sie genau so: „Ich bin eine innovative Fachkraft mit rascher Auffassungsgabe“.

Mein Motivationsschreiben haben die wenigsten gelesen. Das merkt man an der Standardfrage „Warum wollen Sie ausgerechnet zu uns?“ Damit Ihr aus der Ausschreibung abgeschriebener Text eher gelesen wird, können Sie eine PowerPoint-Grafik mit dem „Spinnennetz“ Ihrer Fähigkeiten einfügen. Wird die Frage „Was macht Sie für uns wertvoll?“ dann doch gestellt, können Sie mit ernstem Gesicht verschmitzt antworten: „Wie ich im Schreiben erwähnt habe, …“

Welche Fragen haben mich „kalt erwischt“?

In eigenen Trainings kann man im Rollenspiel typische Recruiter-Fragen durchspielen und Antworten erproben, die ein Thema schließen und keine Nachfragen mehr zulassen. Während der postsowjetische Raum reich an „Stressinterviews“ ist, ist es damit in Österreich mager. Die Menschen hier sind friedlich und kompromissbereit. Von etwa dreißig vorbereiteten Antworten für ein „Stressinterview“ habe ich höchstens ein Drittel gebraucht. Das gibt zusätzlich Sicherheit im Gespräch.

• „Warum haben Sie Ihre letzte Stelle verlassen?“ Kam bei fast jedem Termin. Warum verlassen Sie eine gut bezahlte, sichere, interessante Stelle?
• „Warum ging Ihre Karriere erst nach oben und ist dann stehen geblieben?“
• „Was bringen Sie unserer Firma? Warum glauben Sie, dass wir zueinander passen?“
• „Welche Fehler haben Sie in einer Führungsposition gemacht?“
• „Machen wir ein Rollenspiel.“ Das war der größte Hit, auf den ich nicht vorbereitet war. Das Gespräch fand unter vier Augen mit dem Chef statt, es ging um eine Führungsposition. Er spielte einen Mitarbeiter, der sich hinter Vorschriften versteckte und die Arbeit nicht machen wollte. Meine Aufgabe: diesen Mitarbeiter zu „motivieren“.

Wo lernt man, Bewerbungsgespräche zu bestehen?

Bei den Klubtreffen. Eines der beliebtesten Werkzeuge, um Verhandlungsfähigkeiten zu üben, ist das Nachstellen von Bewerbungsgesprächen mit Videokamera. Spitze Fragen der Leitung, Anspielungen zwischen den Zeilen, Publikum und das wachsame Auge der Kamera bringen jeden aus dem Gleichgewicht. Danach wird die Aufnahme Sekunde für Sekunde besprochen: Wo saß man falsch, wo erstarrte man, wo verrieten die Gesten Verwirrung und Panik. Und davor natürlich die Vorbereitung: Welche Fragen stellen Recruiter im Gespräch, was wollen sie hören, wie antwortet man „richtig“.

Sehen Sie sich dieses Video an. Der „Recruiter“ stichelt gegen mich, den „Bewerber“. Ein typisches Format unseres Trainings. Zu diesem Zeitpunkt hatte ich ein halbes Jahr Vorbereitung und rund fünf Gespräche hinter mir.

Achten Sie darauf, wie der Recruiter den Bewerber prüft, welche Fragen aus der Gesprächspraxis er stellt und womit genau er aus der Fassung bringen will. In welcher Minute hat er mich aus dem Konzept gebracht? Dank einer veränderten Körperhaltung habe ich meinen inneren Zustand wieder ausgeglichen.

Wer lernen möchte, Bewerbungsgespräche zu bestehen: Schreiben Sie uns eine Anfrage und kommen Sie zu unseren Treffen.